Dėl popierinių dokumentų skaitmeninimo

Nuo 2020 m. sausio 1 d. įsigaliojus Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio 3 dalies nuostatoms, valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, valstybės įgalioti asmenys, nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai asmenys popierinius veiklos dokumentus, išskyrus nuolat saugomus dokumentus, gali išsaugoti elektronine forma, nesaugodami popierinio dokumento, jeigu yra užtikrinamas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas.

Prieš skaitmenizuojant popierinius dokumentus įmonei ar organizacijai reiktų įsivertinti:

• veiklos atskaitingumo reikalavimus (audito ir priežiūros institucijų originalių popierinių dokumentų pateikimo reikalavimus ir pan.);

• sutartinių įsipareigojimų ar kitų teisėtų prievolių vykdymą ir pagrindimo autentiškais dokumentais poreikį;

• galimybes užtikrinti popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumą;

• galimų išlaidų ir finansinės naudos santykį (sumažėjusias dokumentų saugojimo ir (ar) tvarkymo paslaugų ar dokumentams saugoti skirtų patalpų išlaikymo sąnaudas, sutaupytas darbo užmokesčio lėšas ir pan.);

• laiko, žmogiškųjų išteklių sąnaudas (popierinių dokumentų skaitmeninimo, skaitmeninių vaizdų aprašymo (jei taikoma) sąnaudas, elektroninės formos dokumentų priežiūros visą jų saugojimo laiką sąnaudas);

• sukurtų popierinių dokumentų skaitmeninių vaizdų išsaugojimo, prieigos prie jų visą teisės aktuose nustatytą saugojimo laiką užtikrinimo, pasirinktų technologinių sprendimų įgyvendinimo kaštus;

• kitus veiklos poreikius ar galimas sąnaudas (darbuotojų apmokymą, veiklos procesų ar procedūrų pokyčius ir pan.).

• 
  

Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019 m. gruodžio 18 d. įsakymu Nr. VE-73 „Dėl Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo patvirtinimo“ numatyti du popierinių dokumentų išsaugojimo elektrinine forma būdai:

1. Oficialiojo elektroninio dokumento pakuotėje, atitinkančioje Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2009 m. rugsėjo 7 d. įsakymu Nr. V-60 „Dėl Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos ADOC-V1.0 patvirtinimo“, reikalavimus. Šiuo atveju elektroninės formos dokumento vientisumas užtikrinamas dokumentą suskaitmeninusio ar kito atsakingo asmens kvalifikuotu elektroniniu kopijos tikrumo paskirties parašu.

2. Dokumentų valdymo ar kitoje informacinėje sistemoje, kurios priemonėmis valdomi ir bylos metaduomenys, nesudarant oficialiojo elektroninio dokumento pakuotės. Šiuo atveju elektroninės formos dokumento vientisumas užtikrinamas dokumentą suskaitmeninusio ar kito atsakingo asmens elektroniniu parašu (kaip jis suprantamas 2014 m. liepos 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamente (ES) Nr. 910/2014 dėl elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų vidaus rinkoje: elektroninis parašas, pažangusis elektroninis parašas, kvalifikuotas elektroninis parašas).

   
   

Pabrėžtina, kad popierinių dokumentų originalai gali būti naikinami pagal Tvarkos aprašo 14–16 punktų nuostatas, tačiau ne anksčiau, kaip praėjus 6 mėnesių laikotarpiui po visų su jais susijusių procesų ir užduočių (veiksmų) užbaigimo.

Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašo nuoroda.

Informaciją parengė

vyriausioji archyvarė Aurelija Kavaliauskaitė